W przypadku niektórych pytań badawczych interesującym rozwiązaniem może być przeprowadzenie badania na próbie systematycznej. Sondaże takie dobrze sprawdzają się np. gdy ich celem jest ocena zadowolenia z usług danych instytucji (urzędów, przychodni, bibliotek itd.). Przeprowadzenie tradycyjnych badań reprezentatywnych na osobach, które w ciągu ostatniego miesiąca korzystały z usług danej instytucji może okazać się kosztowne ze względu na ich niski odsetek w populacji.
Sondaże na próbach systematycznych są realizowane w badanych instytucjach. Ankieterzy proszą o wypełnienie ankiety np. co 15 osobę wychodzącą z danej placówki. Taki schemat badania zapewnia reprezentatywność próby oraz to, że badane osoby rzeczywiście korzystały z usług danej instytucji.
W zamówieniu powinny pojawić się dokładnie określone cele badania lub wstępna wersja kwestionariusza. Należy zwrócić uwagę, że kwestionariusz (a więc i cele badania) nie powinien być zbytnio rozbudowany, by nie zniechęcić respondentów do jego starannego wypełnienia. Rekomendujemy by takie badanie nie trwało dłużej niż 10 minut. Zniechęcać do wypełniania mogą również liczne pytania otwarte, których liczba w przypadku badań prowadzonych przy wyjściu z instytucji powinna być ograniczona. W przypadku tego typu badań, istotne jest przeprowadzenie pilotażu badania by móc przed właściwym badaniem wyeliminować ewentualne trudności.
Przykład zapisu:
„W ciągu 10 dni roboczych od podpisania umowy, Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia pierwszej wersji kwestionariusza, odpowiadającego opisanym w zamówieniu problemom badawczym. Oczekiwany czas trwania kwestionariusza to około 10 min. W ciągu kolejnych 10 dni roboczych odbywać się będą konsultacje kwestionariusza między Zamawiającym, a Wykonawcą. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego ostatecznej wersji kwestionariusza. Na podstawie zaakceptowanego kwestionariusza przeprowadzony zostanie jednodniowy pilotaż w wybranym Wydziale Obsługi Mieszkańców – zgodnie z planowaną metodologią badania właściwego. Na podstawie przeprowadzonego pilotażu Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia tabelarycznego zestawienia odpowiedzi na wszystkie pytania oraz wniosków metodologicznych dotyczących kwestionariusza oraz realizacji badania (szczególnie długości interwału). Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego raportu z pilotażu, Wykonawca będzie mógł przystąpić do realizacji właściwego badania.”
W przypadku prowadzenia badań satysfakcji, warto w wymaganiach odnośnie kwestionariusza wpisać wymóg zastosowania skali satysfakcji. Pozwala ona w bardziej wiarygodny sposób określić poziom satysfakcji z usługi, niż pojedyncze pytanie.
Przykład zapisu:
„W kwestionariuszu musi się znaleźć przynajmniej 8 pytań, które za pomocą analizy czynnikowej zostaną przełożone na skalę satysfakcji.”
Pewnym problemem w badaniu systematycznym może okazać się wysoki poziom odmów udziału w badaniu. Może to prowadzić do systematycznego obciążenia wyników. W związku z tym, konieczne jest określenie w Zamówieniu poziomu realizacji próby. Zapis taki może zawrzeć w SIWZ na dwa sposoby: deklarując minimalny poziom realizacji próby (nie rekomendowane) lub wskazując jako pozacenowe kryterium oceny oferty (rekomendowane).
Przykład zapisu:
„Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia przynajmniej 50% poziomu realizacji próby. W przypadku wysokiego odsetka odmów udziału w badaniu, Wykonawca otrzyma niższe wynagrodzenie, niż kwota podana w umowie. Niepełna realizacja próby będzie skutkowała następującymi konsekwencjami:
Odsetek odmów udziału poniżej 20% – 100% ustalonego wynagrodzenia,
Odsetek odmów udziału poniżej od 21% do 30% – 90% ustalonego wynagrodzenia,
Odsetek odmów udziału poniżej od 31% do 40% – 80% ustalonego wynagrodzenia,
Odsetek odmów udziału poniżej od 41% do 50% – 70% ustalonego wynagrodzenia.
Ankieterzy są zobowiązani do rejestrowania liczby odmów udziału w badaniu.”
W przypadku tego typu badań warte rozważenia jest wynajęcie zewnętrznej w stosunku do Wykonawcy firmy, która będzie odpowiadała za kontrolę realizacji badania. Koszt takiej kontroli jest nie zbyt duży, a zapewnia uczciwość pracy ankieterów. Decydując się na wynajęcie firmy kontrolującej, warto w SIWZ zamieścić zapis dotyczący konsekwencji dla Wykonawcy w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji badania.
W badaniach systematycznych należy wskazać, że do prowadzenia badania powinny zostać wyznaczone przynajmniej dwuosobowe zespoły ankieterskie (jeden z ankieterów odlicza osoby wychodzące z instytucji, drugi przeprowadza badanie z wylosowanym respondentem). Dodatkowo, ze względu na specyficzny charakter tego badania, w Zamówieniu warto wpisać wymóg przeprowadzenia szkolenia dla ankieterów biorących udział w badaniu. Zapis dotyczący doboru próby w przypadku tego typu badań jest dość prosty i musi zawierać informacje o zróżnicowanym czasie prowadzenia badania oraz interwale (informacji co która z wychodzących osób powinna trafiać do próby). Interwał nie powinien być zbyt mały (by ankieterzy zdążyli przeprowadzić badanie), ani zbyt duży (by zapewnić możliwie największą próbę).
Przykład zapisu:
„Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia badań na próbach systematycznych w 19 warszawskich Wydziałach Obsługi Mieszkańców. W każdym WOM przynajmniej dwuosobowe zespoły ankieterów przez pięć dni będą prosiły o wypełnienie kwestionariusza co 15 osobę wychodzącą z WOM. Badanie będzie prowadzone w każdym WOM od momentu ich otwarcia do zamknięcia. Każdy z ankieterów biorących udział w badaniu musi odbyć 4 godzinne szkolenie w czasie którego zapozna się ze specyfiką realizowanego sondażu.”
